ระบบวัสดุครุภัณฑ์

ระบบที่ออกแบบสำหรับควบคุมค่าใช้จ่าย ตั้งแต่การสั่งซื้อ การรับเข้า และการเบิก โดยแบ่งกลุ่ม แบ่งประเภทของวัสดุ ให้สะดวกต่อการตรวจนับ ตรวจสอบ จำนวนของที่ซื้อมา และจำนวนของที่เบิกออกไป โดยแยกรายงานตามแผนก ตามบุคคล หรือหน่วยงานที่ต้องการ ระบบจะทำการควบคุมให้มีการสั่งซื้อสินค้าทุกชนิดผ่านระบบนี้ทั้งหมด และยังสามารถส่งผ่านข้อมูลไปยังระบบคลังสินค้าได้โดยอัตโนมัติ 

รายละเอียดของระบบประกอบด้วย
 กำหนดรูปแบบของกลุ่มของวัสดุ เช่น วัสดุสิ้นเปลือง ใช้แล้วหมดไป ทรัพย์สินของโรงเรียน รหัสกำหนดสูงสุด 30 ตัวอักษร กำหนดรูปแบบของรหัสได้
 ทำใบสั่งซื้อตามแบบฟอร์ม หรือพิมพ์ตามขนาดกระดาษ A4
 สามารถรับวัสดุ/ทรัพย์สิน ได้โดยไม่ต้องผ่านใบสั่งซื้อ
 สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไวของจำนวนที่รับเข้ามา และจำนวนที่ตัดเบิกได้ตลอดเวลา
 สั่งพิมพ์จำนวนวัสดุตามกลุ่ม แสดงจำนวนทั้งหมด หรือจำนวนของที่คงเหลือ หรือจำนวนของที่หมดไป
 สามารถสั่งพิมพ์รายการเบิกไปแต่ละหน่วยงาน แต่ละแผนก
 สั่งพิมพ์รายงานตามแผนก หน่วยงานต่างๆ หรือตามรหัสบุคคล
 ทุกๆ รายงานสามารถกำหนดวันที่เริ่มและสิ้นสุด เพื่อสะดวกในการตรวจสอบทุกระยะเวลา
 สรุปการเบิกวัสดุรายตัว การเบิกของแผนก หน่วยงาน
 แสดงสถิติวัสดุที่ใช้งานที่สุด หรือน้อยที่สุด
 สรุปสถิติ แผนก หน่วยงานที่เบิกมากที่สุด หรือน้อยที่สุด
 สรุปจำนวนเงินเบิก ตามแผนก หน่วยงาน

ระบบครุภัณฑ์
             ระบบงานบัญชีทรัพย์สิน เป็นระบบที่ออกแบบสำหรับการจัดเก็บและควบคุมทรัพย์สินต่างๆที่มีอยู่ของโรงเรียน เพื่อให้ทราบจำนวน และปริมาณ รวมทั้งมูลค่าปัจจุบันของทรัพย์สินแต่ละตัวว่า มีค่าปัจจุบันเหลืออยู่เท่าใด ? ทั้งนี้ เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในการบริหารทรัพย์สินนั้นๆ ว่าควรจะปรับปรุง ซ่อมแซม หรือจัดซื้อมาใหม่ เพื่อทดแทนของเก่าหรือไม่ ? รวมทั้ง สามารถตรวจสอบทรัพย์สินได้ตลอดเวลา โดยระบบสามารถแยกออกรายงานตามแผนกหรือ หน่วยงานตามที่ต้องการได้

วิธีการทำงาน
             เมื่อมีการนำระบบทรัพย์สินมาใช้ ผู้ปฏิบัติงานควรกำหนด หรือออกแบบในส่วนของรหัสทรัพย์สิน ที่ต้องการใช้ว่า ควรจะกำหนดอย่างไร ? จึงจะเหมาะสม ทั้งนี้ การกำหนดรหัสไม่ควรทำให้ยุ่งยาก หรือซับซ้อนมากนัก เนื่องจากในรายละเอียดของทรัพย์สินมีการจัดเก็บรายละเอียดต่างๆ มากพออยู่แล้ว และในส่วนของระบบมีการคำนวณค่าเสื่อมราคาประจำเดือนให้พร้อมเสร็จ และยังสามารถออกรายงานต่างๆ ตามที่ต้องการได้ 

รายละเอียดของระบบจะประกอบด้วย
 กำหนดหมวด ประเภท และชนิดของทรัพย์สิน
 บันทึกยอดยกมาของทรัพย์สินแต่ละตัว (กรณี เริ่มใช้ระบบใหม่)
 บันทึกยอดซื้อทรัพย์สิน , ขายทรัพย์สิน บริจาค รวมทั้ง  WRITE OFF ทรัพย์สินได้
 สามารถคิดคำนวณค่าเสื่อมราคา วิธีลดน้อยถอยลง หรือ วิธีแบบเส้นตรง
 คำนวณค่าเสื่อมราคา ประจำเดือน ประจำปี
 รายงานสรุปมูลค่าทรัพย์สินคงเหลือ และค่าเสื่อม ราคาประจำเดือน และยอดรวมภายในปีนั้นๆ ได้
 รายงานโดยละเอียดของทรัพย์สินที่คงเหลือ ขาย บริจาค ชำรุด
 สั่งพิมพ์ป้ายรหัสทรัพย์สิน(บาร์โคด)
 สถิติของทรัพย์สินที่คงเหลือ ขาย บริจาค ชำรุด
 สามารถบันทึกการส่งซ่อม และรับคืน มีรายงานและสถิติ
 สามารถตรวจสอบสถานที่ตั้ง ที่เก็บของทรัพย์สิน และจำหน่าย บริจาค ขาย ชำรุด ได้
 สามารถบันทึกส่งซ่อมทรัพย์สินไปตามหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน และบันทึกรายการรับซ่อมหลังจากที่ซ่อมกลับมาแล้ว พร้อมรายงาน โดยมีแบบฟอร์มที่กำหนด หรือทางโรงเรียนสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาเองได้ผลดีของการนำมาบันทึก ให้ทราบถึงความเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลง และค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการซ่อมทรัพย์สินแต่ละตัว
 สามารถบันทึกการซ่อมอาคาร สถานที่ การชำรุดต่างๆ ภายในโรงเรียน พร้อมกับการส่งมอบงานเมื่อทำเสร็จ โดยมีแบบฟอร์มที่กำหนด หรือทางโรงเรียนสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาเองได้ ผลดีของการบันทึก เพื่อช่วยความจำและเป็นระบบระเบียบ การเปลี่ยนแปลงและค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการซ่อมสถานที่นั้น
 สามารถพิมพ์รายงานค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินประจำงวดบัญชี
 สามารถพิมพ์รายงานแสดงที่ตั้งหรือเก็บทรัพย์สิน
 สามารถสรุปจำนวนของทรัพย์สินแต่ละหมวด แต่ละประเภท แต่ละชนิด ว่ามีจำนวนเท่าใดของทั้งโรงเรียนหรืออาคารห้องได้

 ส่วนที่เกี่ยวข้อง
1. งานจัดซื้อ
2. งานการเงิน / งานบัญชี
3. งานอาคารสถานที่

Dataflow